nacházíte se: Hlavní stránka / Aktuality / Zpracovatelská smlouva

verze pro tisk

Vedení účetnictví pro firmy již od 1490,-

Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

  • včasné a správné zaúčtování
  • srozumitelnost výsledků
  • trvalou možnost poradit se
  • předem znát cenu

 

Zpracovatelská smlouva

08:49 01.05.2018

Tajemný termín, který znají všichni ti, co se už s podmínkami nového Nařízení EU známějšího více pod strašidelnou zkratkou GDPR seznámili.

Smlouva

Do této chvíle byly předkladateli smluvních vztahů v oblasti účetnictví především poskytovatelé těchto služeb, kteří si diktovali podmínky spolupráce a upozorňovali na důsledky z neplnění sjednaných podmínek. Vycházeli často z toho, že podnikatelé jsou zaměřeni především na obstarávání tržeb a mnozí z nich problematice účtování nerozumějí a ani rozumět nechtějí.
Nové Nařízení, které je platné v na celém území EU však takovou situaci nevnímá. Vychází z předpokladu, že podnikatel je odpovědnou osobou a že nemůže dopředu deklarovat, že ničemu nerozumí a nic ho nezajímá, krom příležitosti generovat tržby. Proto i podnikatel má ze smlouvy vyžadovat od poskytovatele služeb garance.

Správce

Podnikatel je „Správce", tedy osobou, která musí vědět nejen o podnikání, ale i o ochraně osobních údajů. Proto se od něj očekává, že nesvěří své účetnictví někomu, kdo není schopen osvědčit, že ví, co je to ochrana osobních údajů a umí s tím odborně a bezpečně nakládat. Pokud si správce zvolí poskytovatele výhradně jen podle ceny, může se mu stát, že za unik osobních údajů, či incident, který vznikne u účetní, ponese odpovědnost a zaplatí pokutu. Proto to musí být především správce, kdo si je plně vědom své odpovědnosti a své doklady svěří jen tomu, kdo je schopen prokázat bezpečné zpracování.

Doklady a dokumenty

Ten, kdo se s Nařízením seznámil už ví, že zpracování osobních údajů podléhá jistým zásadám, které je třeba dodržet. Správce tedy musí vědět, jaké údaje jsou ke zpracování důležité a jaké údaje zpracovatel ke zpracování potřebuje a které nepotřebuje. Pokud to neví, může si to se zpracovatelem probrat.
Vyvolává to nutnost odpovědného přístupu jak od držitele osobních údajů, tak od správce a v návaznosti i od zpracovatele. Protože se doposud nepodařilo najít pa předložit zákonný postup, je třeba vycházet ze zásady opatrnosti a minimalizace. Ukážeme si to na příkladu

Příklad

Zaměstnanec se stal otcem a chce si uplatnit slevu na dítě. Kromě jiného tedy musí předložit zaměstnavateli rodný list, který však obsahuje i takové údaje, které nejsou ke zpracování potřebné. Zaměstnanec tedy předloží zaměstnavateli originál rodného listu. Z něho se pořídí kopie, na které se začerní údaje, které ke zpracování potřebné nejsou. Zaměstnanec a zaměstnavatel pak podpisy stvrdí, že originál souhlasí s kopii a uvedou datum zjištění. Tento dokument pak může sloužit ke zpracování s tím, že příslušný úřad si pak může vyžádat od držitele (otce) předložení originálu v plné verzi.

Odpovědnost

Uvedený příklad ukazuje, že odpovědnost je na všech zúčastněných a proto je třeba problém nepodceňovat a nestat se tak součástí budoucích sporů publikovaných mezi rostoucím počtem judikátů. Doporučujeme proto všem, aby neváhali se s podmínkami GDPR seznámit ještě dřív, než začne případný spor.

 

Autor: J.Novotný