Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

• včasné a správné zaúčtování
• srozumitelnost výsledků
• trvalou možnost poradit se
• předem znát cenu

Vyúčtování pracovní cesty

Zásadní myšlenky

1. Náklady spojené s pracovní cestou je možno uplatnit jen jako součást vyúčtování pracovní cesty, jinak mohou být daňově neuznatelné. Týká se to především samostatně účtovaných jízdenek, letenek, účtů z hotelů a dalších nákladů, které jsou spojeny s pracovní cestou.
2. Firma musí prokázat, že šlo skutečně o pracovní cestu a to libovolným, ale věrohodným způsobem, například uvedením do zápisu z uskutečněné pracovní cesty jména osoby a firmy s níž bylo jednáno. Taková informace pak může posloužit k ověření skutečnosti, vzniknou-li na straně kontroly pochybnosti.
3. Samotné vyslání zaměstnance na pracovní cestu musí splňovat zákonné podmínky. Zejména je třeba ze strany osoby vysílající zaměstnance na pracovní cestu určit účel cesty, cíl, dopravní prostředek a termín pro návrat. Povinností zaměstnavatele je vybavit pracovníka zálohou na pracovní cestu v přiměřené výši k předpokládaným výdajům.
4. Vyúčtování pracovní cesty po jejím skončení provádí zaměstnanec v souladu s podmínkami, které mu byly určeny zaměstnavatelem a předkládá mu své vyúčtování spolu s doklady, které v průběhu pracovní cesty vznikly a jsou součástí vyúčtování cesty ke schválení. Schválené vyúčtování se pak předává k zaúčtování.

Nejčastější chyby

Obvykle není dobře zpracována část samotného určení podmínek při vyslání na pracovní cestu. Vyúčtování je potom o to složitější. Někdy se stává, že formulář vyúčtování pracovní cesty se sestavuje kompletně až po skončení pracovní cesty. Tím je po celou dobu pracovní cesty cestující osoba vystavena riziku, že případné škody, které mohou vzniknout na pracovní cestě si ponese sama, protože zaměstnavatel může tvrdit, že zaměstnance na pracovní cestu nevyslal.
Při zpracování vyúčtování pracovní cesty nejsou někdy důsledně uvedeny časy důležité pro výpočet stravného a dalších náhrad. Časté chyby jsou v krácení náhrad z titulu poskytnutí bezplatného stravování.

Odpovědnost zaměstnavatele

Nový občanský zákoník zdůraznil, že odpovědné osoby z titulu funkcí které zastávají, nemohou případnou neznalost platných předpisů omlouvat svým zaměřením na jinou oblast řízení firmy. Za postupy v souladu s právními předpisy statutární zástupci odpovídají a pokud nejsou schopni problematiku vnímat, mají možnost si vědomosti doplnit, nebo ze svých funkcí včas odstoupit, dříve, než způsobí škodu. Tam kde manažerovi potřebné znalosti pro odpovědné rozhodování a řízení v rámci platných pravidel chybějí, je třeba (pokud chce svou funkci dál vykonávat) si je co nejrychleji doplnit, než na to sám doplatí. Vzniklé škody je totiž možné přičítat osobám, které je výkonem své činnosti způsobily.

Vzory

Pro usnadnění řízení firem se často používají vzory. Nejčastěji se využívají vzory, které jsou volně dostupné na internetu. Tento kanál však nezaručuje správnost a využitím takového nesprávného vzoru, či informace lze způsobit neomluvitelnou škodu. Konkrétně u cestovních náhrad není ani možné nastavit jednotný vzor a podle něj vyplňovat všechny formuláře všem pracovníkům, kteří byli na pracovní cestu vysláni. Každá cesta má své specifické podmínky. Zjednodušit si tento problém lze například sestavením vnitropodnikové směrnice. To se ale vyplatí jen tomu, kdo problematiku cestovních náhrad zvládá.

Autor: J.Novotný