nacházíte se: Hlavní stránka / Aktuality / Úskalí pracovních cest

verze pro tisk

Vedení účetnictví pro firmy již od 1490,-

Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

  • včasné a správné zaúčtování
  • srozumitelnost výsledků
  • trvalou možnost poradit se
  • předem znát cenu

 

Úskalí pracovních cest

13:55 27.09.2021

Pracovní cesta je běžnou součástí pracovního výkonu v podstatě u všech profesí, které nejsou vázány na pevně zabudované stroje ve firmě.

Podmínky pracovní cesty

Jednou ze základních podmínek je písemně sjednaný souhlas zaměstnance s výkonem pracovních cest. Tento souhlas je obvykle zakotven v pracovní smlouvě. Neméně důležité je i sjednání pracovního místa. Pokud je pracovním místem město, pak se o pracovní cestu jedná jen v případě, že se opouští hranice města. Zdravotní způsobilost k výkonu pracovní cesty je dána kategorií, pracovním zařazením a zdravotní prohlídkou, která se provádí před nástupem do pracovního poměru a pak periodicky po uplynutí lhůty pro další periodickou prohlídku.

Role zaměstnavatele

Zaměstnavatel určuje prostřednictvím příkazu k pracovní cestě podmínky pro uskutečnění pracovní cesty a to ve formuláři Cestovní příkaz k vykonání pracovní cesty. V něm, kromě jiného, určuje důvod, cíl, termín a podmínky pracovní cesty. Zaměstnavatel by měl zaměstnance, kterého vysílá na pracovní cestu vybavit i nezbytnými finančními prostředky tak, aby zaměstnanec nemusel nést náklady spojené s pracovní cestou z vlastních zdrojů. Tyto přidělené prostředky pak zaměstnanec po ukončení pracovní cesty zúčtuje spolu se všemi doklady o platbách, které jsou součástí vyúčtování pracovní cesty. Zaměstnavatel by měl důsledně požadovat vypracování zprávy z pracovní cesty, aby mohl později v případě kontroly zdůvodnit vynaložené prostředky související s uskutečněním kontrolované pracovní cesty.

Úkoly zaměstnance

Zaměstnanec, který odjíždí na pracovní cestu má přesné pokyny k tomu, kdy, kam, s kým a za jakým účelem má jet a má předurčen i dopravní prostředek. Pracovní cesta je součástí výkonu práce a zaměstnanec je vázán vnitřními předpisy, pravidly a pokyny zaměstnavatele. Po ukončení pracovní cesty podává zprávu zaměstnavateli a současně vyúčtovává pracovní cestu. Dojde-li ke změnám v průběhu pracovní cesty (např. změna dopravního prostředku), je třeba konzultovat situaci se zaměstnavatelem a vyžádat si souhlas se změnou podmínek pracovní cesty.

V čem jsou rizika?

Na pracovní cestě může dojít k mimořádné události, škodě, úrazu i úmrtí. Proto je důležité celý proces pracovní cesty od jejího schválení až po vyúčtování nepodceňovat.
Finančnímu úřadu může vzniknout pochybnost o tom, zda uskutečněná cesta měla souvislost s podnikatelskou činností a zda tedy je, či není podnikatelským výdajem. Při tom ke kontrole může dojít až po několika letech, kdy si už nikdo souvislosti pracovní cesty nepamatuje. Pokud není zaznamenána zpráva z pracovní cesty, tak se oprávněnost vynaložených výdajů v souvislosti s pracovní cestou těžko prokazuje.

Autor: J.Novotný