nacházíte se: Hlavní stránka / Aktuality / Účetní doklady

verze pro tisk

Vedení účetnictví pro firmy již od 1490,-

Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

  • včasné a správné zaúčtování
  • srozumitelnost výsledků
  • trvalou možnost poradit se
  • předem znát cenu

 

Účetní doklady

10:43 28.10.2008

Účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví účetními doklady. Účetní doklady jsou základním prvkem řádně vedeného a průkazného účetnictví. Náležitosti účetního dokladu jsou stanoveny v ustanovení § 11 zákona o účetnictví.

Náležitosti účetního dokladu

Účetní doklad musí obsahovat:
a) označení účetního dokladu
b) obsah účetního případu a jeho účastníky
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Musí být náležitosti účetního dokladu na jednom dokladu nebo mohou být na více účetních záznamech ?

Účetní jednotce je dána možnost, aby náležitosti nutné k tomu, aby účetní doklad byl průkazný, byly uloženy na více účetních záznamech (přílohách). V praxi to znamená, že vlastní účetní doklad může být podložen přílohami, na kterých jsou požadované skutečnosti uvedeny. Přílohy nemusí být uloženy společně s účetním dokladem, musí však být v případě potřeby snadno vyhledatelné (např. smlouvy, objednávky, dodací listy, výdejky ap.). Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, včetně souvisejících skutečností. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více účetních dokladů.

Vitřní předpis - Organizační řád - Podpisový řád

Zákon o účetnictví stanoví v ustanovení § 33a odst. 10 povinnost účetní jednotky stanovit vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny. Cílem tohoto vnitřního předpisu je určit podpisové a rozhodovací kompetence osob oprávněných za účetní jednotku podepisovat. Účelem je tedy stanovit podmínky a způsob, za kterých tak mohou činit, aby byl zajištěn jednotný proces podpisových a rozhodovacích kompetencí. Pracovník pověřený schvalovací kompetencí je povinen při rozhodování zkoumat účetní případ z hlediska své odbornosti, z pohledu ekonomické efektivity, případně podle dalších hledisek stanovených vnitropodnikovým předpisem. Takto pověřený pracovník nese současně plnou odpovědnost za to, že předmětná činnost bude vykonávána řádně, s péčí řádného hospodáře a v souladu s právními a vnitropodnikovými předpisy.

Podpisy na účetních dokladech

Podpisy na účetních dokladech jsou důležitým prvkem průkaznosti účetnictví. Z § 11 zákona o účetnictví vyplývá, že povinnou náležitostí účetního dokladu jsou dva vlastnoruční podpisy pracovníků účetní jednotky. Podrobné rozvedení povinností spojených s účetním dokladem a s jeho zaúčtováním závisí na rozhodnutí konkrétní účetní jednotky. Na účetní jednotce záleží, do jakých fází rozdělí schvalovací proces. Schvalovací proces by měl zahrnovat pracovní úkony a podpisy osob:
spojených s nařízením, schválením a uskutečněním účetního případu
spojených s přezkoušením správnosti účetního dokladu po stránce věcné, formální a přípustnosti účetního případu
spojených se zaúčtováním účetního dokladu
Schvalovací proces je zodpovědná činnost, kterou je možno splnit jen při znalosti konkrétní situace účetní jednotky. K tomuto účelu je třeba znát organizační strukturu účetní jednotky, odbornost jednotlivých funkcí a popis pracovní náplně pracovníků podílejících se na schvalování účetních případů zobrazených v jednotlivých účetních dokladech.

Vnitropodnikový předpis pro oběh účetních dokladů

Doporučuje se vypracovat rovněž vnitropodnikový předpis pro oběh účetních dokladů jako metodický návod, který navazuje na Organizační nebo Podpisový řád. Tento předpis dále určuje konkrétní postupy při zpracování jednotlivých druhů účetních dokladů včetně jejich archivace.

Pochybnosti o průkaznosti účetního záznamu

Písemnost se může stát účetním dokladem, pokud splňuje náležitosti podle ustanovení § 11 zákona o účetnictví. Teprve takovou písemnost lze považovat za účetní doklad. Je proto nutné náležitosti účetního dokladu na doklad (např. přijatou fakturu) doplnit buď přímo nebo na příloze jako písemnosti, která tvoří součást účetního dokladu. Podle zákona o účetnictví lze účtovat také na tzv. souhrnných dokladech. V praxi je proto často využíván způsob podpisování účetních záznamů sumárně za celý den nebo za delší období. Pokud budou doklady obsahovat všechny výše uvedené náležitosti, nemůže správce daně vyslovit pochybnosti o průkaznosti účetního záznamu a chtít doplňovat náležitosti další a nemůže rovněž vyslovit pochybnosti o tom, zda jsou doklady účetními doklady podle ustanovení § 11 zákona o účetnictví.

Autor: JUDr. Eva Svobodová