nacházíte se: Hlavní stránka / Aktuality / Personální složky

verze pro tisk

Vedení účetnictví pro firmy již od 1490,-

Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

  • včasné a správné zaúčtování
  • srozumitelnost výsledků
  • trvalou možnost poradit se
  • předem znát cenu

 

Personální složky

14:04 12.08.2021

Pro firmy, které využívají externích služeb pro zpracování mezd doporučujeme vytvořit „dělené personální složky" tak, aby potřebné údaje měl k dispozici zaměstnavatel i zpracovatel.

Důležité údaje

V personální složce je třeba uchovávat pracovní smlouvy a všechny dohody, mzdové výměry, evidenční listy důchodového pojištění, formulář nazvaný Prohlášení poplatníka, informace o změnách osobních údajů, doklady o uskutečněném povinném školení, o periodických zdravotních prohlídkách, písemné výtky, pokud byly uděleny, dokumenty, prokazující vzdělání a absolvované odborné kurzy a další údaje, které mají vliv na zařazení pracovníka do funkce a mají vliv i na odměňování podle interních předpisů. Jedním z nejdůležitějších dokumentů je „Dotazník", který může obsahovat všechny potřebné informace a jehož obsah si zaměstnavatel určuje sám podle svých potřeb. Protože s údaji o zaměstnanci pracuje jak zaměstnavatel, tak i zpracovatel, který má se zaměstnavatelem uzavřenou smlouvu o zpracování zahrnující ochranu svěřených osobních údajů, je na místě si domluvit i formy a způsoby předávání či sdílení potřebných údajů a informací.

Co musí mít zpracovatel

Zpracovatel odpovídá za správné zpracování mezd a k tomu musí mít k dispozici podklady, prostřednictvím kterých obhájí správnost zpracování. Je tedy na smluvních partnerech jak si dohodnou přístup k těmto informacím a jak bude probíhat případná kontrola v oblasti zpracování mezd. Zkušený zpracovatel bude vždy trvat na tom, aby měl k dispozici aktuálně platné informace a údaje a to může docílit buď smluvním ujednáním, nebo tak, že se s klientem dohodne na tom, že jeho zaměstnanci budou všechny potřebné informace a údaje poskytovat přímo zpracovateli, což ale může způsobit problémy třeba ve včasných informacích o pracovní neschopnosti, nebo v postupech při zpracování cestovních náhrad.
Protože zpracovatel bude jistě svému klientovi garantovat správnost zpracování, bude jistě usilovat o to, aby měl k dispozici vždy včas platné informace a údaje. V digitálním prostředí je možné doručené informace zdvojit a zakliknout si na příslušném portále doručování více příjemcům.

Spolupráce

Pro všechny případy je na místě při sepisování smlouvy o spolupráci důsledně probrat všechny možné postupy a nepřipustit, aby v průběhu spolupráce docházelo k neúmyslnému, či snad dokonce i k úmyslnému zdržování oběhu důležitých informací. V případě, že spolupráce neběží s potřebnou vzájemnou vstřícností, je lépe takovou spolupráci ukončit dřív než dojde k chybě a z ní plynoucímu sporu.
Pro obě strany je důležité, aby spolupráce probíhala na předem jasných a srozumitelných pravidlech a aby změny, které přináší legislativní vývoj, změny ve firmách i v používaných technologiích byly zavčas projednány a zapracovány do systému spolupráce.

Autor: J.Novotný