Osobní spis zaměstnance
19:39 20.03.2008Zaměstnavatelé, zejména malé firmy, fyzické osoby, ale vlastně všichni, kteří mají své zaměstnance by měli vědět, že nedílnou součástí jejich agendy je osobní spis zaměstnance.
Někteří zaměstnavatelé, jakoby si neuvědomovali hloubku své odpovědnosti, která souvisí se zaměstnáváním lidí. Odpovědnost nespočívá jen ve vytvoření odpovídajících pracovních podmínek, zajištění ochrany zdraví a bezpečnosti, prokazatelné poučení o pravidlech bezpečnosti a platné zdravotní prohlídky. Z hlediska zákona o archivaci mají dokumenty nejdelší dobu po kterou je třeba je uchovat.
Častým problémem je už samotná pracovní smlouva. Který zaměstnavatel se přesvědčil, že pracovní smlouva uzavřená před novelou zákoníku práce musí mýt nové náležitosti, které předchozí znění zákoníku práce nepožadovalo.
Největší problém je u většiny zaměstnanců, kteří mají neoprávněně stanovenu minimální mzdu bez ohledu na zařazení vykonávané profese do skupiny prací. Ani pojem zaručená mzda není ještě zcela zažit.
A můžeme postupovat dále. Odpovídá vedení osobního spisu zákonným požadavkům? Nejsou v něm údaje, které tam být nemohou? A je osobní spis úplný? Co na Váš osobní spis řekne případná kontrola z inspekce práce? Otázek je mnohem více.
Můžeme si alespoň odpovědět na některé otázky:
Zákoník práce v § 312 ZP zcela nově upravuje podmínky pro správné vedení osobního spisu zaměstnanců u zaměstnavatele, a to především s ohledem na ochranu osobních údajů zaměstnance podle zákona č.101/2000 Sb.. Původní právní úprava zákoníku práce platná do 31. 12. 2006 vedení osobního spisu a případné nahlížení do něj neupravovala.
Osobní spis může zaměstnavatel podle uvedeného ustanovení vést, spis však může obsahovat pouze takové písemnosti, které jsou pro výkon práce v pracovněprávním vztahu nezbytné.
Vedení spisu má ale i další zákonná omezení. Dalším takovým omezením je i to, že do osobního spisu mohou nahlížet výhradně osoby nebo orgány v § 312 odst. 2 ZP výslovně uvedené. Jedná se o vedoucí zaměstnance zaměstnavatele za podmínky, že jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má také orgán inspekce práce, úřad práce, soud a státní zástupce, příslušný orgán Policie České republiky, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Žádný jiný orgán nebo osoba nemá právo do osobního spisu nahlížet.
Další podrobnosti k problematice správného vedení osobního spisu a doporučení k tomu, jak naplnit dikci zákona můžete získat u nás v rámci poradenské činnosti.
Autor: J.Novotný