nacházíte se: Hlavní stránka / Aktuality / Opakované chyby v cestovních náhradách

verze pro tisk

Vedení účetnictví pro firmy již od 1490,-

Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

  • včasné a správné zaúčtování
  • srozumitelnost výsledků
  • trvalou možnost poradit se
  • předem znát cenu

 

Opakované chyby v cestovních náhradách

10:18 29.04.2021

Od doby, kdy pravidla cestovních náhrad se stala součástí zákoníku práce už uplynulo mnoho let. Chyby se ale opakují i po tak dlouhé době.

Předpoklad pro cestování

Pokud se zaměstnavatel rozhodne vyslat pracovníka na pracovní cestu, musí splnit několik předpokladů. S tím souvisí i uvedení místa výkonu práce. Tím zásadním bodem je písemný souhlas zaměstnance, zakotvený nejlépe v pracovní smlouvě. Samozřejmě je třeba aby zaměstnanec splňoval předpoklady pro úspěšné vykonání pracovní cesty a měl od zaměstnavatele zadán jasný a konkrétní úkol zapadající do jeho pracovních povinností, přičemž tento úkol je schopen splnit.
Dalším důležitým předpokladem je proces vyslání na pracovní cestu. Se záměrem zaměstnavatele vyslat pracovníka na pracovní cestu je třeba zaměstnance předem včas seznámit. Lidé mají své mimopracovní aktivity a závazky a zaměstnavatel by jim je neměl nečekaně narušovat. Může samozřejmě nastat mimořádná okolnost, ale nemělo by to být opakovanou praxí. Písemný příkaz k provedení pracovní cesty je důležitý pro řešení případných mimořádných okolností. Zaměstnavatel volí formy a podmínky dopravy i čas odjezdu a příjezdu. Současně vybavuje zaměstnance finanční hotovostí na krytí cestovních výdajů.

Cestování

Pokud cesta probíhá podle předpokladů, je to ideální stav. Ne vždy se ale daří naplňovat všechny předpoklady a zaměstnanec by se měl se svým zaměstnavatelem, který jej na cestu vyslal spojit, pokud musí měnit plánované okolnosti cesty, tedy dobu, místo i přepravní prostředky. V ideálním případě by měl zaměstnanec získat alespoň telefonický souhlas se změnou. U většiny pracovních cest se nepředpokládá, že průběh a vyúčtování se stane předmětem sporu. Zaměstnanec by si měl ukládat k cestovním dokumentům všechny nezbytné a uskutečněné výdaje, které mu v souvislosti s pracovní cestou vznikly a ty po skončení pracovní cesty vyúčtovat. Současně si zaznamenává důležité okolnosti, jakými je třeba čas překročení hranic, pokud jde o zahraniční pracovní cestu. Také by si měl zaznamenat důležité informace z cesty, osoby s nimiž jednal, výsledky jednání a další záznamy, které po uplynutí delšího času mohou posloužit jako důkaz o uskutečněné pracovní cestě, pokud by kontrolnímu orgánu vznikly pochybnosti.

Cestování autem

Pracovní cesty uskutečněné autem mají svá další specifika. Hrozí při nich více nebezpečí v podobě škody či úrazu a proto je třeba ověřit pojištění i proškolení řidiče referentského vozidla, kterým se pro tyto účely stává i vozidlo ve vlastnictví zaměstnance. Pokud zaměstnavatel povolí použití soukromého vozidla zaměstnance, přebírá na sebe značný díl odpovědnosti za úspěch cesty. Nebude-li vozidlo v dobrém technickém stavu a tím způsobí mimořádnou událost, nese za ní zaměstnavatel spoluodpovědnost v tom, že takovou jízdu povolil. I kontrolní orgány věnují takovým jízdám zvýšenou pozornost, zejména, pokud cesta mohla být stejně úspěšně vykonána s využitím hromadné přepravy.

Dopady z kontrol

Pokud se neprokáže účelnost cesty a její souvislost s firemními záležitostmi, může být taková cesta z daňově uznatelných nákladů vyloučena a takto neuznané výdaje doměřeny. Je proto v zájmu zaměstnavatele, aby uskutečňoval a evidoval pracovní cesty s maximální pečlivostí. Častou chybou je třeba i nesoulad údajů o pracovní cestě s údaji o docházce a čerpání stravenek.

Autor: Martin Novotný