Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

• včasné a správné zaúčtování
• srozumitelnost výsledků
• trvalou možnost poradit se
• předem znát cenu

Nemáte písemnou smlouvu se svou účetní?

Správce osobních údajů

Každý podnikatelský subjekt, ať už je fyzickou, či právnickou osobou je Správcem osobních údajů, které v rámci své podnikatelské činnosti získává. Jsou to osobní údaje obchodních partnerů, zákazníků a zaměstnanců, kterými podnikatel disponuje a je povinen je chránit. Dojde-li k incidentu v oblasti ochrany osobních údajů, pokuta podnikatele nemine a nebude malá.

Zpracovatel

Pro většinu podnikatelů je zpracovatelem osobních údajů jeho účetní. Podle nových pravidel musí podnikatel prokázat písemnou smlouvu s tím, koho si zodpovědně vybral za zpracovatele. Nesmí zpracování osobních údajů svěřit někomu, kdo není schopen zaručit ochranu zpracovávaných osobních údajů stejně tak, jako jí musí zaručovat správce. To tedy znamená, že ten, kdo si nechává zpracovávat své účetní jen na dobré slovo, bez řádné smlouvy a bez zajištěných podmínek ochrany se vystavuje vážnému nebezpečí pokuty.

Prokazování

Nové nařízení EU označované jako GDPR přináší do našeho podnikatelského prostředí jednu novinku. Nestačí jen nedopouštět se pochybení, nestačí jen tvrdit, že je vše v pořádku a nestačí se domnívat, že se případný vzniklý problém nějak umluví. Tentokrát musí být vypracovány dokumenty, které prokazují, že data jsou chráněna. Jde tedy o aktivní přístup k ochraně osobních dat, Ten podnikatel, který kontrole nepředloží příslušnou dokumentaci, má smůlu, i když se nedopustil nějakého pochybení ve formě ztráty či úniku osobních dat.

Účetní je také...

účetní je také obvykle podnikající subjekt a povinnosti v ochraně osobních dat má stejné, jako její klient. Pokud je účetní v pozici zaměstnavatele, stačí prokázat, že byla řádně poučena a seznámena s procesy a pravidly, které se na ochranu osobních dat vztahuji. Pokud je účetní příbuzná bez jakéhokoliv obchodního, či pracovního vztahu, tak jsou povinnosti správce dat spjaty s odpovědností za procesy při účtování a manipulaci s osobními daty.

Co tedy v praxi znamenají nové podmínky?

Možná se dá příprava srovnat s malým auditem, jaký by měl být znám těm, kteří aktivně prošli certifikací podle ISO 9001. Písemně zmapované procesy a systémy ochrany bude nutno na vyžádání předložit a nelze je stáhnout z nějakých vzorů, protože podmínky jsou u každého jiné. Tam kde podnikatel v pozici správce ztrácí přímou kontrolu nad osobními daty, která spravuje, musí prokázat, že data svěřil zpracovateli, který je schopen data ochránit. A to je třeba zakotvit i do smlouvy s účetní.

Autor: J.Novotný