Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

• včasné a správné zaúčtování
• srozumitelnost výsledků
• trvalou možnost poradit se
• předem znát cenu

GDPR začíná

Nestačí založit

Správně vytvořené dokumenty jsou návodem k tomu jak postupovat v případě incidentu a jak údaje chránit. Vytvoření samotných dokumentů a jejich uložení do skříně však není posledním krokem k ochraně osobních údajů.

Personalisté

Zkušení personalisté vědí, že již dávno platí praxe minimalizace držených osobních údajů. V personálních složkách svých zaměstnanců důsledně zakrývají údaje, které ke zpracování nepotřebují. Udržují přehled a úplnost složek, aby po skončení pracovního poměru složky uzavřeli a po té, co uplyne lhůta pro prokazování dokumenty ze složky vrátí zaměstnanci , nebo je skartují. Ne vždy to ale takto probíhá tam, kde personalisté nejsou a funkci personalisty bez dostatečných informací vykonává podnikatel sám. Ofocené občanské průkazy bez písemného souhlasu s ofocením a s fotografií jsou často běžnou součástí složky, kterou nelze ani nazvat jako personální. Chybějí v ní důležité dokumenty, jako například souhlas se srážkami a naopak jsou v nich neupravené rodné listy dětí. To bude v budoucnu příčina pokut, protože kontrola se nemá kam jinam zaměřit. Dalším krokem pro ochranu osobních údajů tedy bude práce s osobními složkami zaměstnanců.

Podnikatelé a jednatelé

Končí období, kdy účetnictví bylo svěřováno těm nejlevnějším poskytovatelům. Správce osobních údajů musí pověřit zpracování jen takový subjekt, který je schopen prokázat a garantovat odbornost, technické a organizační zázemí a ochranu zpracovávaných osobních údajů podle platného Nařízení. Ti, kteří podcení tuto povinnost se mohou dostat do sankce, pokud osobní data uniknou od poskytovatele odborných služeb. Podobně je tomu i s poskytovateli IT služeb a školitelů. Jistotu správného postupu posílí kvalitní smlouva, kterou Správce a poskytovatel uzavřou.

Začátek ochrany

Zpracování povinných dokumentů prokazujících ochranu osobních údajů je tedy jen pouhým začátkem procesu, který není jen nepříjemnou administrativní zátěží ale nutností k dosažení takového stavu, ve kterém se člověk nebude cítit být ovcí, který dává vlnu za to, že se může napást. Důsledná ochrana osobních údajů může oddálit stav, kdy se člověk stává obětí nátlaku trhu podle toho, kde se pohybuje a jak se chová díky přístroji, kterému se říká chytrý telefon a který dobrovolně nosí neustále při sobě.

Autor: Bc. Martin Novotný