Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

• včasné a správné zaúčtování
• srozumitelnost výsledků
• trvalou možnost poradit se
• předem znát cenu

Faktura a podpis

Co je to faktura

Faktura jako doklad není upravena v žádném obecně závazném právním předpise, tedy ani náležitosti faktury nejsou vymezeny obecně závazným právním předpisem. Přesto se v praxi každý, zejména v podnikatelském prostředí, prakticky denně s fakturou setkává. Faktura slouží k účetním a daňovým účelům, musí tedy obsahovat náležitosti stanovené účetními, daňovými, případně jinými právními předpisy. Např. Obchodní zákoník ukládá všem podnikatelům povinnost uvádět na fakturách údaj o své firmě, názvu, sídle, identifikačním čísle a o zápisu v obchodním rejstříku včetně spisové značky. Podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku uvedou na faktuře údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni.

Faktura z účetního hlediska

Faktura sama o sobě účetním dokladem není. Podle Zákona o účetnictví je účetním dokladem každá písemnost - tedy i faktura - která obsahuje náležitosti podle § 11 odst. 1 Zákona o účetnictví. Z hlediska příjemce faktury není rozhodující podpis ani razítko dodavatele na faktuře vystavené dodavatelem, ale podpis osoby odběratele, která je odpovědná za účetní případ (např. podpis kompetentního zaměstnance, který zboží převzal) a podpis osoby odběratele, která fakturu zaúčtovala.

Faktura z hlediska dph

Podle definice daňového dokladu v § 26 Zákona o dph je daňovým dokladem písemnost, která splňuje podmínky stanovené v Zákoně o dph. Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Pravidla pro vystavování daňových dokladů jsou zakotvena v § 28 Zákona o dph. Základní náležitosti daňových dokladů jsou vymezeny v § 29 Zákona o dph. Mezi náležitostmi daňových dokladů není uveden podpis ani razítko vystavitele dokladu. Obsah daňového dokladu v listinné i v elektronické podobě musí zůstat po celou dobu (od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání) z důvodu dodržování principu neporušenosti obsahu daňového dokladu nezměněn, proto byla s účinností od 1. ledna 2013 zrušena povinnost doplňování některých náležitostí přímo na daňový doklad.

Daňový doklad v elektronické podobě

Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. Před novelou č. 502/12 Sb. byl uznáván jako daňový doklad v elektronické podobě pouze doklad, který byl opatřen uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou. Od 1. ledna 2013 se za daňový doklad v elektronické podobě považuje každý doklad splňující zákonem stanovené podmínky, pokud je vystaven a příjemcem obdržen v jakémkoli elektronickém formátu, tedy i doklad odeslaný a přijatý e-mailovou poštou s přílohou .pdf. Zákon nepředepisuje typ elektronického formátu. S použitím daňového dokladu v elektríonické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Souhlas s použitím daňového dokladu v elektronické podobě

Zákon o dph stanoví, že s použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, formu ani způsob udělení souhlasu již však nepředepisuje a volba způsobu a formy je ponechána na účastnících obchodní transakce. Souhlas lze udělit jakýmkoliv formálním či neformálním způsobem, písemně či ústně. Může být udělen i tzv. tichý souhlas. Tichým souhlasem se rozumí například zaúčtování přijatého daňového dokladu.

Příklad:
Dodavatel vystaví daňový doklad pro odběratele, který mu zašle v příloze k e-mailu. Odběratel si doklad případně vytiskne a zaúčtuje ve svém účetnictví. Přestože mezi dodavatelem a odběratelem nebyla podepsána žádná písemná dohoda o používání daňových dokladů v elektronické podobě, považuje se akceptace takto zaslaného dokladu za tichý souhlas s použitím daňového dokladu v elektronické podobě.

Vnitropodnikové předpisy

Kvalita účetnictví je závislán také na oběhu účetních dokladů a na schopnosti prokázat kompetence a odpovědnost příslušných zaměstnanců účetní jednotky. Podle Zákona o účetnictví má každá účetní jednotka povinnost stanovit ve vnitropodnikovém předpise oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v účetní jednotce vztahující se k připojování podpisového záznamu. Kromě stanovení jednotlivých kompetencí a povinností je důležitý i podpisový řád. Osoby, které fakturu vystavily by v podpisovém řádu účetní jednotky neměly chybět. Správce daně může v případě pochybností podrobit pravost podpisů na fakturách grafologickému rozboru. Předpokladem pro zajištění průkaznosti jsou dokladové řady. Každý, kdo vystavuje a přijímá faktury, by si měl stanovit, jakým způsobem bude faktury číslovat. Účetní jednotka musí zabezpečit průběžné číslování dokladů. Čísla faktur nesmí být duplicitní, ani nesmí chybět v řadě.

Shrnutí

Na fakturách nemusí být podpis dodavatele. Faktury lze zasílat a přijímat i v elektronické podobě bez zaručeného elektronického podpisu. Příjemce faktury musí však v souladu se Zákonem o účetnictví doplnit fakturu náležitostmi stanovenými v § 11 Zákona o účetnictví, tj. i podpisovým záznamem osoby odpovědné za účetní případ (odpovídá za věcný obsah a věcnou správnost účetního případu - ručí svým podpisem, že věcný obsah účetního případu odpovídá skutečnosti a je věcně správný) a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Plátci dph musí do „faktury" uvést náležitosti stanovené Zákonem o dph a vést evidenci pro účely daně z přidané hodnoty, ve které uvádějí mj. i údaje, které dříve museli uvádět přímo na daňové doklady. Za správnost údajů na daňovém dokladu odpovídá osoba, která zdanitelné plnění uskutečňuje.

Doporučení

Chcete vědět více? Neváhejte se na nás obrátit.

Autor: JUDr. Eva Svobodová, daňový poradce