nacházíte se: Hlavní stránka / Aktuality / Důležitost dokumentů

verze pro tisk

Vedení účetnictví pro firmy již od 1490,-

Vedení účetnictví u nás splňuje požadavky na:

  • včasné a správné zaúčtování
  • srozumitelnost výsledků
  • trvalou možnost poradit se
  • předem znát cenu

 

Důležitost dokumentů

10:46 24.09.2018

Také podceňujete důležitost dokumentů? Pokud ano, tak se asi nic nestane do doby, než budou muset dokumenty dokládat Vaše tvrzení.

Vzory smluv

Vzorů smluv je plný internet a řada vzorů je také hezky zpracována a vydána i knižně. Jejich slabou stránkou je doba, po kterou je možno jich použít. Ta doba je limitována vydáním novely zákona, který je ve smlouvě použit a uplatněn. S ohledem na rychlý vývoj legislativy i na množství nových předpisů je možnost použití vzoru značně omezena.
Druhou slabou stránkou je i fakt, že vzor je jen vodítkem k sepsání smlouvy a měl by být jen pomůckou k tomu, aby se na něco důležitého nezapomínalo. Mnoho podnikatelů ale do vzoru vyplní jen smluvní strany, cenu a datum a pak se podivuje, co vlastně ujednali.
Chybná smlouva může způsobit její neplatnost, nebo škody smluvním stranám. Přestože se ceny za zpracování smluv jeví jako vysoké, podpora odborníka se vyplatí zejména tam, kde by z důvodu neplnění, či neplatnosti mohly vznikat velké škody.

Evidence

V podnikatelské praxi vzniká celá řada evidencí a to povinných, které ukládají zákony, nebo i nepovinných - pomocných, které pomáhají řídit a organizovat činnost ve firmě. Vytváření evidencí je oblíbenou disciplínou manažerů, kteří se tak snaží zdůraznit svou potřebu ve firmě. Celá řada vytvořených evidencí je však k ničemu, pokud se na ně nedá odkázat. Chybou je absence identifikačních znaků, označení zpracovatele a data zpracování. Často jsou vytvářeny tabulky, ve kterých chybí i název a jen zasvěcení vědí, co tabulka vyjadřuje. Pokud se taková tabulka stane předmětem dokazování, soud nebo i kontrolní úřad jí smete, pokud nebude mít dostatečné vykazovací schopnosti.

Ochrana osobních údajů

Ve firmách se popíše hodně papírů i v době nárůstu elektronických systémů. Je to celkem pochopitelné, protože úřady, arbitři, a všichni, kteří mají za úkol něco posoudit, berou informace v papírové podobě, jelikož ty se jeví jako málo zpochybnitelné. Na vytištěných papírech jsou často osobní údaje a zadní strana po expiraci dokumentu často slouží jako poznámkový papír. Když expirují i poznámky, papír končí v odpadcích. Pokud takový papír někdo vyšťourá, třeba i z popelnice a zajde si s ním na vhodný úřad, mohou vzniknout problémy. Proto je stejně důležité, jako doklady vytvářet, tak je i správně likvidovat. Důležitost správně vytvořených dokumentů je na stejné úrovni jako jejich následná likvidace. Stačí si jen uvědomit, že dokument není jen popsaným papírem.

Autor: Martin Novotný